Dent Max Kraków – jak ważna jest komunikacja między oddziałami

Przedstawiamy historię rozwoju Dent-Max Kraków – nowoczesnej praktyki stomatologicznej działającej w dwóch lokalizacjach miasta. Dzięki wdrożeniu systemu FELG Dent placówka zyskała nie tylko elastyczną skalowalność, ale także pełną kontrolę nad procesami operacyjnymi, usprawniając zarządzanie dokumentacją pacjentów, koordynację grafików lekarzy oraz komunikację między oddziałami.

W dużych organizacjach komunikacja to nie opcja, to absolutna konieczność.

– Michael Johnsos

O kliencie

Dent-Max Kraków to dynamicznie rozwijająca się sieć gabinetów stomatologicznych, składająca się z dwóch placówek położonych w różnych częściach miasta. W każdej z lokalizacji pracują po trzy osoby personelu medycznego (m.in. stomatolog ogólny, ortodonta, protetyk), a także dwie recepcjonistki. Endodonta chirurgiczny dostępny jest wyłącznie w jednej z placówek, co wymagało efektywnej e‑komunikacji i zarządzania wizytami między oddziałami.

Wyzwania przed wdrożeniem FELG Dent

Aby skutecznie przygotować Dent-Max Kraków do cyfrowej transformacji, najpierw zidentyfikowaliśmy kluczowe obszary wymagające poprawy:

• Brak scentralizowanego systemu elektronicznej dokumentacji medycznej.
• Trudności w koordynacji grafików i przekazywaniu informacji o pacjentach między lokalizacjami.
• Niska wydajność procesów rejestracji i potwierdzania wizyt, skutkująca większą liczbą niepojawień się pacjentów.

Początki współpracy z FELG Dent

We wstępnej fazie projektu zorganizowaliśmy kompleksowy warsztat strategiczny z zespołem Dent-Max Kraków. Wspólnie dokładnie przeanalizowaliśmy bieżące procesy operacyjne, od obsługi pacjenta na recepcji, przez zarządzanie harmonogramem lekarzy, aż po obieg dokumentacji medycznej. Pozwoliło nam to zidentyfikować kluczowe bolączki i priorytetowe obszary do optymalizacji.

Następnie przystąpiliśmy do precyzyjnej konfiguracji systemu FELG Dent pod kątem specyfiki dwulokalizacyjnej:

• Ustawiliśmy oddzielne grafiki dla endodonty chirurgicznego, który świadczy usługi tylko w jednym z gabinetów, oraz wspólny kalendarz rejestracji, by recepcjonistki mogły w czasie rzeczywistym rezerwować terminy u dowolnego specjalisty.
• Wdrożyliśmy moduł elektronicznej dokumentacji medycznej, umożliwiający natychmiastowy dostęp do historii leczenia pacjenta z obu lokalizacji.
• Skonfigurowaliśmy reguły automatycznych przypomnień (SMS i WhatsApp), które zostały dostosowane do harmonogramu każdego lekarza i preferencji pacjentów, minimalizując ryzyko niepojawień.

Już na etapie pilotażu funkcji zgromadziliśmy pierwsze opinie zespołu, co pozwoliło nam wprowadzić szybkie korekty i dostroić system do realiów pracy Dent-Max. Procentowa akceptacja nowego rozwiązania wśród personelu przekroczyła 90%, co potwierdziło, że obraliśmy właściwą ścieżkę implementacji.

Kluczowe rozwiązania i najpopularniejsze funkcje

• Centralna elektroniczna dokumentacja pacjenta dostępna z obu lokalizacji.
• Zaawansowany kalendarz wizyt z możliwością szybkiego przeglądu wolnych terminów.
• Automatyczne powiadomienia SMS i WhatsApp oraz inteligentny system list rezerwowych.
• Zintegrowana telefonia VoIP oraz wewnętrzny chat dla zespołu.

Opinie i wyniki

„Przejście na FELG Dent to była prawdziwa rewolucja – dziś zarządzanie dwoma gabinetami jest proste i przejrzyste, a komunikacja między zespołami odbywa się w czasie rzeczywistym.”
– mgr Anna Kowalska, Menedżer Dent-Max Kraków

Od momentu wdrożenia odnotowano:

• 25% wzrost liczby prawidłowo potwierdzonych wizyt.
• Redukcję czasu obsługi pacjenta na recepcji o 30%.
• Lepszą organizację pracy endodonty chirurgicznego, co przełożyło się na mniejsze opóźnienia.

Dzięki sprawnej implementacji FELG Dent Dent-Max Kraków zyskało solidne fundamenty pod dalszy rozwój. W kolejnych miesiącach planowane jest rozszerzenie analityki biznesowej oraz integracja zewnętrznego systemu raportowego, aby jeszcze lepiej monitorować wskaźniki efektywności.